Justificación
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento y responsabilidad por parte de ETIPRINT LTDA
Identificación del responsable del Tratamiento de Datos Personales
Etiprint Ltda. entidad con domicilio en la Carrera 42 B N° 10A-57 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia
PARTE 1 GENERALIDADES
ARTICULO 1. -MARCO LEGAL. - Este manual se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data) y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas interpretarse en forma sistemática con ellas.
ARTICULO 2. – APLICACIÓN. – La presente política se aplicará única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea y/o que sean recogidos por ETIPRINT LTDA
ARTICULO 3. -PERMANENCIA-. Las políticas y procedimientos consignados en este manual aplican a las bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro conforme o recopile ETIPRINT LTDA
ETIPRINT LTDA conservara indefinidamente los registros de todos sus participantes con el fin de mantener contacto con los mismos. Se eliminarán los datos del fichero a petición del titular de la respectiva información.
ARTICULO 4. OBJETO. - El objeto de la creación del presente manual es el de dar entero cumplimiento a lo reglamentado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información.
Las disposiciones del Manual, aplican en lo pertinente a cualquier labor de recolección de información personal desarrollada por ETIPRINT LTDA independientemente del fin que persiga dicha recopilación.
ARTICULO 5. -DEFINICIONES. -:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
ARTICULO 6, -PRINCIPIOS. - Los principios que a continuación se mencionan regulan el tratamiento de la información desarrollada por ETIPRINT LTDA, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:
PARTE 2 AUTORIZACIONES
ARTICULO 7. -AUTORIZACION. - En concordancia con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de ETIPRINT LTDA debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
ARTICULO 8. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. - ETIPRINT LTDA pondrá en Funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales.
PARTE 3 DERECHOS Y DEBERES
ARTICULO 9. -DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. - El titular de la información recopilada por ETIPRINT LTDA tendrá los siguientes derechos:
1- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2- Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales.
3- Previa solicitud a ETIPRINT LTDA, conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
4- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de comercio, Industria y turismo una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la 1581 de 2012.
5- Revocar la autorización otorgada a ETIPRINT LTDA para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares.
6- Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de ETIPRINT LTDA.
7- Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de ETIPRINT LTDA.
PARTE 4 DEBERES DE ETIPRINT LTDA RESPECTO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
ARTICULO 10. -DEBERES DE ETIPRINT LTDA.- En su condición de responsable de la información ETIPRINT LTDA es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. ETIPRINT LTDA solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17. Por tanto, ETIPRINT LTDA se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan.
1- Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
2- Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.
3- Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
4- Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.
5- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de ETIPRINT LTDA deban tener dicho acceso.
6- Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
7- Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.